Ha jól tudom, e-kutatás jelenleg az egyházi levéltárak közül csak a Győri Egyházmegyei Levéltárban, a Gyulafehérvári Főegyházmegyei Levéltárban, a Kalocsai Főegyházmegyei Levéltárban és a Váci Püspöki és Káptalani Levéltárban működik. Mióta létezik Győrben ez a szolgáltatást?

Lassan három és fél éve vagyunk fent az Interneten. Mi voltunk a másodikak – Kalocsa után –, akik online szolgáltatással jelentkeztek az egyházi levéltárak közül. Sokrétű igény merült fel egyrészt a kutatóközönség, másrészt a levéltár részéről, ugyanis olyan szintre emelkedett a kutatóforgalmunk, amit a jelenlegi infrastruktúrával és nyitvatartási idővel már nem tudtunk megfelelő színvonalon kielégíteni. Nem volt más bővítési lehetőség, mint hogy a kutatások egy részét áthelyezzük a virtuális világba. Ez persze a kutatóknak is hasznos, hiszen otthonról, időbeli korlátozás és utazás nélkül is tudnak dolgozni.

Milyen és mennyi háttérmunka szükséges a szolgáltatás működtetéséhez?

A szolgáltatás elindításakor már bő két éve digitalizáltuk, fotóztuk az itteni iratanyagot, aminek persze előfeltétele volt, hogy már 10 éve szállítottuk be a plébániai levéltárakat – beleértve az anyakönyveket is – az egyházmegye teljes területéről. A beszállítási program ma már a XIX. és XX. század fordulójáig megalakult plébániák 80%-át lefedi, vagyis ennyi plébánia (kb. 130) már beadta az anyagát. Ezzel egyébként az országban az első helyen állunk. Ennek jelentős részével indítottuk a szolgáltatást, de ma már az összes bent lévő plébánia anyaga kutatható. S ha új anyagot hozunk be, azt azonnal digitalizáljuk, és közzé is tesszük. Persze van vele munka, hiszen le kell őket fotózni – ami nem is olyan egyszerű, ha rossz állapotban van az irat, sőt az is előfordul, hogy a fotózás előtt restaurálni kell némelyiket –, konvertálni kell őket, majd feltölteni az Internetre, mindez együtt egy-két hónapot vesz igénybe.

Ezek szerint már komoly mennyiségű hozzáférhető anyagról beszélhetünk, ami folyamatosan bővül?

A levéltári anyagunk 1300 iratfolyóméter körül van, és ennek a 4-5%-a van fenn a világhálón. Igen, folyamatosan bővül. Nyilván most télen nem járunk ki annyit vidékre, de az online elérhető iratok nemcsak a plébániák anyagából kerülnek ki, hanem a püspöki levéltárból és a káptalani levéltárakból is. Egyetlen szempont alapján döntjük el, hogy mit digitalizálunk: mekkora rá a „kereslet”, a kutatói érdeklődés? Fontosnak tartjuk, hogy a közzétett anyagokhoz legyenek megfelelő segédletek, ezeken is párhuzamosan dolgozunk, s elkészülésük után ezeket is kitesszük az Internetre.

Kik végzik a digitalizálási munkálatokat? Ez állandó munka?

Jelenleg egy munkatárs fényképez műhelyünkben, de mióta a legkeresettebb irataink képei már online hozzáférhetők, nem digitalizálunk napi szinten. Ha bekerül egy plébánia anyaga, fölmerülnek újabb igények, megrendelnek ún. on-demand fotózást, vagy rendezünk egy iratanyagot, és úgy látjuk, hogy azt érdemes közzétenni, akkor digitalizálunk. A mérlegelés folyamatos inkább, a fotózás időszakos. A digitalizálás ugyanakkor más területen is folyik, hiszen nemcsak fotózunk, hanem nemrég önkéntesek bevonásával egy kereshető anyakönyvi adatbázis kialakítását is elkezdtük.

Tehát van saját technikájuk ehhez a komoly munkához. Miből tudták finanszírozni, mert azért ezek elég drága eszközök?

Részben saját költségvetésből, részben EU-s pályázatból sikerült létrehoznunk ezt a kis digitalizáló műhelyt, melyet igyekszünk folyamatosan karbantartani. A fényképezőgépet ebben az évben szeretnénk lecserélni egy újra, hiszen már csaknem hatszázezer felvételt készítettünk vele, és bármikor meghibásodhat. Tartalék gépként fogjuk használni, így nem történhet meg, hogy amíg a fényképezőgép heteken át nagygenerálon vagy javításon van, addig áll a munka.

Mennyire volt nehéz megtanulni a humán érdeklődésű kollégáknak ezt a fajta munkát, hiszen mind az eszközt, mind a szoftvert profi módon kell kezelni, ha jó minőségben és hatékonyan akarnak dolgozni?

Természetesen önképzésre volt szükség, de azért nem olyan rettenetesen bonyolult ez. A technikai paraméterek megállapításában, a munka metódusának kidolgozásában nagy segítségünkre voltak a kalocsai kollégák, akik átadták tapasztalataikat, míg a műhely berendezésében és beállításában Szabó Béla fényképészmester működött közre.

A kutatókon kívül kik veszik igénybe ezt a szolgáltatást, mi célból, és hogy értesülnek a létezéséről?

Kézről kézre adnak bennünket, szájhagyomány útján terjedünk. Reklámokat nem teszünk közzé, hiszen marketing költségvetésünk nincs, de szakmai fórumokon (konferencia, előadás, könyvbemutató, stb.) óhatatlanul előkerül a téma, és a levéltáros kollégák tudják, hogy mely levéltáraknál létezik ilyen szolgáltatás, és ide irányítják a kutatókat, ha a téma megkívánja. Ezen kívül van egy közös platform is, ahonnan mind a négy említett egyházmegye anyaga elérhető.

Úgy tudom, fizetős szolgáltatásról van szó. Milyen drága a hozzáférés a digitalizált levéltári anyagokhoz? Mennyien használják átlagosan?

Családfakutatók és helytörténészek veszik igénybe a szolgáltatást elsősorban, jellemzően a saját családi hátteret vagy a saját miliőt (falut, várost, iskolát, stb.) kutatják. Ők teszik ki a forgalmunk 90%-át, a maradék 10%-ot pedig a hivatásos kutatók. Ez nemcsak nálunk van így, nevezhetjük a levéltárakat általában jellemző trendnek. A nagyközönség így könnyebben és kényelmesebben talál meg minket. Megfizethető áron kínáljuk a szolgáltatást, hiszen a levéltár nem profitorientált intézmény, nem ebből működünk. Valamiből azonban fenn kell tartani a rendszert, amivel költségek is felmerülnek (rendszergazda, hardverbővítés, amortizáció, stb.). A hozzáférést időalapon rendeli meg a kutató: 15 napos, 3 hónapos és 1 éves előfizetést választhat. Egy negyedéves előfizetés például olcsóbb – és persze sokkal kényelmesebb –, mint kétszer eljönni hozzánk, mondjuk Sopronból. Kitölti a regisztrációs lapot a honlapon, átutalja a csomagnak megfelelő előfizetési díjat, majd egy-két munkanapon belül megnyílik számára a hozzáférés. Tervbe van véve, hogy amennyiben az előfizetők száma elér egy bizonyos kritikus tömeget, akkor a már említett közös platformon keresztül mód lesz online fizetésre is. A használók száma folyamatosan nő, évente 150-200 előfizetés van, ez nagyságrendileg megfelel a személyes kutatásra beiratkozóknak.

Összefoglalva: Az e-kutatás bevezetésével mindenki jól jár. A levéltár kutatóforgalma kettéoszlott a személyes megjelenésre és a virtuális térre, és az intézményi infrastruktúra számára így már nem okoz gondot kielégíteni az igényeket. Ezenkívül korszerűbbé és kényelmesebbé vált a szolgáltatás azoknak, akik erre igényt tartanak: nincs nyitvatartási és földrajzi korlát, ráadásul az elektronikus másolatok használatával kíméljük az eredeti iratokat. Munkatársaimmal bízunk abban, hogy az online kutatószolgálatot kutatóink is sikertörténetnek érzik.

tmoni
Fotók: Vas Balázs